Handbücher · Hersof Calc

Handbuch Hersof Calc

Für Version 0.6 · aktualisiert am 26. Oktober 2026 · Als PDF herunterladen

Mit Hersof Calc berechnen Sie, was ein Teil oder ein Auftrag Sie kostet und was Sie dafür verlangen: Material, Stunden von Menschen und Maschinen, Fremdleistung, Zukaufteile und Sonstiges. Calc schlägt den Verkaufspreis mit Ihrer Marge vor, damit Sie schnell und richtig anbieten. Teil 1 hilft dem Administrator beim Start. Teil 2 erklärt jeden Bildschirm.

Teil 1 — Schnellstart für den Administrator

In sechs Schritten erstellen Sie Ihre erste Kalkulation. Das Wichtigste sind richtige Stundensätze: Jede Kalkulation rechnet damit.

1 Anmelden

  1. Sie erhalten von Hersof eine E-Mail „Sie wurden zu Hersof eingeladen“. Klicken Sie auf Passwort festlegen, wählen Sie ein Passwort (mindestens 6 Zeichen) und klicken Sie auf Passwort festlegen.
  2. Melden Sie sich auf hersof.be/login.html an. Haben Sie mehrere Hersof-Apps, klicken Sie oben auf den Reiter Calc.
Startbildschirm von Hersof Calc mit den drei Schritten zum Beginnen
Beim ersten Mal: so beginnen Sie

Selbstkosten und Margen sind vertraulich. Darum funktioniert Calc nur für den Administrator Ihres Kontos. In Calc Pro können auch Mitarbeiter als Kalkulator mitarbeiten.

2 Ihre Stundensätze und Materialpreise

Gehen Sie zu Einstellungen. Dort stehen Beispielwerte; passen Sie sie an Ihren Betrieb an und klicken Sie auf Speichern.

3 Die Startvorlagen

Gehen Sie zu Vorlagen und klicken Sie auf Startvorlagen hinzufügen. Sie erhalten acht fertige Vorlagen: Drehen, Fräsen, Blechbearbeitung, Schweißkonstruktion, Arbeit in Regie, Wand verputzen, Steckdosen setzen und eine Wartung. Eine Vorlage füllt den Aufbau einer Kalkulation schon aus; Sie tragen nur die Maße und Stunden ein.

4 Ihre erste Kalkulation

  1. Klicken Sie auf Neue Kalkulation (oder drücken Sie N) und wählen Sie eine Vorlage, oder Leer beginnen.
  2. Geben Sie der Kalkulation einen Titel, wählen Sie den Kunden und tragen Sie die Stückzahl ein.
  3. Füllen Sie die Angaben aus (z. B. Durchmesser, Länge, Material) und prüfen Sie die Stunden. Die Selbstkosten rechnen beim Tippen mit.
  4. Klicken Sie auf Speichern (oder Strg+S). Die Kalkulation erhält eine Nummer, z. B. CALC-2026-001.

5 Den Preis wählen

Rechts sehen Sie die Selbstkosten, den Vorschlag pro Stück (mit Ihren Sätzen und Aufschlägen), die Marge, den Aufschlag und den Gewinn. Lassen Sie das Feld Preis pro Stück leer, um dem Vorschlag zu folgen, oder tragen Sie selbst einen Preis oder eine Marge ein. Liegt die Marge unter Ihrem Minimum, wird sie orange; verlieren Sie Geld, rot.

6 Angebot

Teil 2 — Vollständiges Handbuch

Zugriffsstufen: wer darf was?

AdministratorKalkulator ProLeser
Kalkulationen erstellen, ansehen und ändern (mit Selbstkosten und Marge)✓✓–
Versionen, Angebot in Admin, Angebot für den Kunden, Nachkalkulation, an Plan✓✓–
Vorlagen verwenden✓✓–
Vorlagen erstellen und ändern, Startvorlagen hinzufügen✓––
Einstellungen (Stundensätze, Materialien, Aufschlag) ändern✓ansehen–
Eine Kalkulation löschen✓––

Ein Kalkulator ist ein Mitarbeiter mit der Zugriffsstufe Techniker. In Calc Starter und Team funktioniert Calc nur für den Administrator; in Calc Pro und Enterprise auch für den Kalkulator. Mitarbeiter laden Sie über Benutzer in Admin, Plan oder Maintenance ein.

Der Bildschirm und die Kalkulationen

Liste der Kalkulationen mit Nummer, Kunde, Verkauf, Marge und Status
Die Kalkulationen

Die Schaltflächen unten in einem Fenster stehen immer an derselben Stelle: links Löschen und was dazugehört, rechts Schließen und die grüne Hauptschaltfläche (z. B. Speichern).

Ein Administrator kann das Menü links an die Arbeitsweise des Unternehmens anpassen: gehen Sie zu Einstellungen → Menü und klicken Sie auf Menü anordnen. Die Anordnung gilt für alle in Ihrem Unternehmen.

Was jemand laut Zugriffsebene oder Ihrem Paket nicht nutzen darf, bleibt für ihn ausgeblendet oder erhält ein Schloss. Einstellungen, Benutzer und Abmelden stehen immer unten. Auf dem Smartphone bleibt die Leiste unten, wie sie ist; ein ausgeblendetes Element fällt jedoch heraus.

Mein Menü anordnen — jeder Benutzer kann auch sein eigenes Menü anordnen: Klicken Sie auf Ihren Namen und wählen Sie Mein Menü anordnen. Das gilt nur für Sie. Mit Zurück zum Standard des Unternehmens sehen Sie wieder das Menü des Administrators. Soll jeder dasselbe Menü sehen, entfernt der Administrator unter Menü anordnen den Haken bei Benutzer dürfen ihr eigenes Menü anordnen.

Das Arbeitsblatt

Arbeitsblatt einer Kalkulation mit Angaben und Kostenzeilen pro Art, rechts der Preis
Eine Kalkulation: Angaben, Kostenzeilen und rechts der Preis

Oben Titel, Kunde, Datum, Status und Stückzahl. Darunter die Angaben und fünf Arten von Kostenzeilen:

ArtBeispieleVerkaufspreis
MaterialBlech, Stange, RohrSelbstkosten + Aufschlag
Arbeit und MaschinenSägen, Drehen, Schweißen, MontageStunden × Verkaufssatz
FremdleistungVerzinken, Härten, LackierenSelbstkosten + Aufschlag
ZukaufteileSchrauben, Lager, SchlösserSelbstkosten + Aufschlag
SonstigesTransport, VerpackungSelbstkosten + Aufschlag

Angaben und Formeln

Angaben sind die Maße und Auswahlen, die Sie bei jeder Kalkulation eintragen: eine Zahl (z. B. Länge in mm), eine Auswahl aus einer Liste oder ein Material. Jede Angabe hat einen kurzen Code, den Sie in Formeln verwenden; diesen Code sehen Sie in der Vorlage und unter Eingaben anpassen, nicht beim Ausfüllen einer Kalkulation. Mit Eingaben anpassen fügen Sie welche hinzu oder ändern sie.

Eine Menge darf eine Formel sein, wie in Excel: Komma als Dezimaltrennzeichen, Semikolon zwischen den Teilen einer Funktion.

FormelBedeutung
aantal * 0,25eine Viertelstunde pro Stück
2 / 60zwei Minuten (in Stunden)
pi * diameter^2 / 4 * lengte / 1000000 * mat_dichtheidGewicht einer Rundstange in kg
naar_boven(lengte / 6000)Anzahl Stangen zu 6 m, aufgerundet
max(1; aantal / 50)mindestens 1

Funktionen: afronden (runden), naar_boven (aufrunden), naar_beneden (abrunden), min, max, wortel (Wurzel), abs, und pi. aantal ist die Stückzahl. Bei einer Materialangabe mit dem Code mat haben Sie auch mat_prijs (Preis) und mat_dichtheid (Dichte). Unter einer Formel steht das Ergebnis (z. B. = 1,927 kg). Ein Fehler steht in Rot; diese Zeile zählt dann nicht, und solange es einen Fehler gibt, können Sie kein Angebot erstellen.

Preis, Marge und Preis pro Menge

Seitenleiste mit Selbstkosten, Vorschlag pro Stück, Marge, Aufschlag und Gewinn, und dem Preis pro Menge
Der Preis und der Preis pro Menge

Sätze des Augenblicks

Eine Kalkulation merkt sich die Stundensätze, Materialpreise und Aufschläge des Tages, an dem Sie sie erstellt haben. Ändern Sie später Ihre Einstellungen, ändert sich eine alte Kalkulation also nicht von selbst. Sie sehen dann oben eine Meldung mit der Schaltfläche Preise aktualisieren: Calc zeigt zuerst die alten und die neuen Selbstkosten, und erst nach Ihrer Bestätigung rechnet die Kalkulation mit den aktuellen Sätzen.

Versionen

Fenster mit den Versionen einer Kalkulation
Die Versionen einer Kalkulation

Mit der Schaltfläche Versionen speichern Sie den Stand einer Kalkulation als feste Version: v1, v2, v3 … unter derselben Nummer. Speichern Sie eine Version, wenn Sie dem Kunden den Preis nennen oder bevor Sie ihn ändern. Beim Erstellen eines Angebots in Admin entsteht automatisch eine Version.

Zwei Versionen nebeneinander mit farbigen Unterschieden
Zwei Versionen vergleichen

Vorlagen

Vorlagen pro Gruppe
Vorlagen pro Gruppe

Eine Vorlage ist der Aufbau einer Kalkulation, die Sie oft erstellen: die Angaben, die Sie eintragen, und die Zeilen, die immer darin stehen, mit Formeln. Mit Verwenden starten Sie eine neue Kalkulation aus der Vorlage.

Fenster Neue Kalkulation mit der Auswahl der Vorlagen
Eine neue Kalkulation: Vorlage wählen

Einstellungen

Einstellungen mit Stundensätzen und Materialien
Einstellungen

Kunden (ohne Hersof Admin)

Zusammen mit Hersof Admin Team

Fenster Angebot in Hersof Admin mit Kunde, Beschreibung und MwSt.
Ein Angebot in Hersof Admin erstellen

Nachkalkulation Pro

Nachkalkulation mit kalkuliert und tatsächlich pro Kostenzeile
Kalkuliert und tatsächlich nebeneinander

War Ihre Kalkulation richtig? Klicken Sie nach der Arbeit auf Nachkalkulation und tragen Sie pro Kostenzeile ein, wie es tatsächlich war, für den ganzen Auftrag: die tatsächlichen Stunden oder Mengen und den tatsächlichen Stückpreis, falls er anders war. Leer = wie kalkuliert. Was nicht in der Kalkulation stand, fügen Sie als unvorhergesehene Kosten hinzu.

Oben sehen Sie die kalkulierten und die tatsächlichen Selbstkosten, die Differenz, sowie die kalkulierte und die tatsächliche Marge. Höhere Kosten als kalkuliert stehen in Rot, niedrigere in Grün. Klicken Sie auf Nachkalkulation speichern; die Schaltfläche in der Seitenleiste zeigt danach die tatsächliche Marge.

Sehen Sie bei einer Art von Arbeit immer zu wenig Stunden? Passen Sie dann die Vorlage an: So wird jede nächste Kalkulation genauer.

Eine gewonnene Kalkulation ist fixiert — sobald die Kalkulation auf Gewonnen steht, können Sie die Zahlen nicht mehr ändern: So vergleicht die Nachkalkulation immer mit dem, was Sie dem Kunden angeboten haben. Interne Notizen und die Nachkalkulation können Sie weiterhin ausfüllen. Muss es doch sein (ein Fehler), klicken Sie oben auf Trotzdem ändern…. Für Mehrarbeit erstellen Sie besser eine neue Kalkulation (⋯ → Kopieren).

Zusammen mit Hersof Plan Pro

Fenster Stunden an Hersof Plan mit einer Maschine pro Arbeitszeile
Die Stunden einer Kalkulation als Auftrag in Hersof Plan
  1. Wählen Sie einmalig unter Einstellungen → Hersof Plan: Maschine pro Stundensatz, auf welche Maschine die Stunden jedes Stundensatzes kommen (z. B. CNC-Drehen → Mazak). Ein Stundensatz ohne Maschine (z. B. Zeichenarbeit) wird nicht übernommen.
  2. Klicken Sie in der Kalkulation auf Stunden an Hersof Plan. Prüfen Sie Kunde, Bestellung des Kunden, Woche und Liefertermin, und pro Arbeitszeile die Stunden und die Maschine.
  3. Klicken Sie auf Auftrag in Plan erstellen: Plan erhält einen Auftrag mit einem Arbeitsgang pro Zeile, in der gewählten Woche. Verschieben Sie sie in Hersof Plan in die richtigen Wochen.

Ein zweiter Klick oder eine unterbrochene Verbindung erstellt keinen zweiten Auftrag. In der Seitenleiste steht danach In Hersof Plan seit … mit einer Schaltfläche zum Öffnen des Auftrags.

Preisliste importieren Pro

Fenster Preisliste importieren mit Vorschau der neuen Preise
Die Preisliste Ihres Lieferanten einlesen
  1. Klicken Sie unter Einstellungen → Materialien auf Preisliste importieren.
  2. Wählen Sie eine Excel- (.xlsx) oder CSV-Datei Ihres Lieferanten, oder kopieren Sie die Spalten in Excel und fügen Sie sie in das Feld ein.
  3. Calc erkennt die Spalten (Name, Preis, Einheit, Dichte); passen Sie sie bei Bedarf an. Sie sehen, welche Materialien einen neuen Preis erhalten, welche neu sind und welche unverändert bleiben.
  4. Klicken Sie auf Übernehmen und danach auf Speichern.

Ein Material wird an seinem Namen erkannt (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle). Bestehende Kalkulationen behalten ihre Preise des Augenblicks.

Papierkorb und Ihre Daten

Versehentlich gelöscht? Keine Panik: Es liegt noch 30 Tage im Papierkorb. Nur der Administrator sieht den Papierkorb, unter Einstellungen → Papierkorb und Ihre Daten.

Sprache, Darstellung und Installation

Kalkulation auf dem Smartphone
Auf dem Smartphone

Pakete und Testzeitraum

Übersicht der Pakete Starter, Team, Pro und Enterprise
Klicken Sie rechts oben auf Ihr Paket für diese Übersicht
StarterTeamProEnterprise
Administratoren (in Pro und Enterprise auch Kalkulatoren)31025mehr als 25
Leserunbegrenzt, kostenlos
Kalkulationen, Einstellungen, Startvorlagen, Angebot für den Kunden✓✓✓auf Anfrage
Versionen speichern, ansehen und wiederherstellen✓✓✓✓
Eigene Vorlagen, Preis pro Menge–✓✓auf Anfrage
Angebot in Hersof Admin erstellen, Versionen vergleichen–✓✓✓
Kalkulator, Nachkalkulation, Hersof Plan, Preisliste importieren––✓auf Anfrage
Preis pro Jahr (zzgl. MwSt.)390 €790 €1.490 €auf Anfrage

Pro Kundenkonto. Einführung aus der Ferne 249 €, Hilfe aus der Ferne 95 € pro Stunde, vor Ort 595 € (halber Tag, zzgl. Anfahrt). Hilfe per E-Mail ist immer inklusive. Mehr auf der Seite von Hersof Calc.

Testzeitraum — die ersten 30 Tage arbeiten Sie mit allen Funktionen von Pro. Ab 7 Tagen vor dem Ende sieht der Administrator oben eine Meldung.

Hilfe nötig?

Schreiben Sie an herwig@hersof.be. Läuft etwas schief? Klicken Sie auf Ihren Namen → Infos für den Support, kopieren Sie den Text und fügen Sie ihn in Ihre E-Mail ein. Fehler in der App werden auch automatisch an Hersof gemeldet.